Alle eingehenden Emails durchlaufen einen E-mail-Filter, der bereits während des Empfangs strenge Prüfungen vornimmt. I.d.R. werden die meisten Spam-E-mails bereits während des Empfanges abgelehnt, so dass die Absender eine entsprechende Rückmeldung mit entsprechendem Hinweis erhalten, dass die E-mail NICHT zugestellt wurde.

E-mails, die die erste Prüfung durchlaufen, werden aber danach auch noch inhaltlich überprüft. Sollten diese als Spam erkannt werden, oder einen unerlaubten Anhang enthalten, so landen diese in der Qurantäne. Diese wenigen müssen von jedem Empfänger selbst begutachtet werden, da sie vom System ja angenommen wurden. Spätestens nach 60 Tagen werden sie automatisch gelöscht!

Zur Überprüfung wird einmal täglich um 0 Uhr (Punkt 1) der vergangene Tag zusammengefasst und jedem per E-mail zugesandt, wenn zumindest eine E-mail in Quarantäne verschoben wurde. Zum Überprüfen kann auch der Link einer E-mail vom Vortag geöffnet werden, so dass man auch die neuesten Quarantäne-E-mails sofort sieht.

WICHTIG (1): Die tägliche E-mail-Zusammenfassung der Qurantäne kommt NICHT, wenn am Vortag keine E-mail dort gelandet ist!

WICHTIG (2): Sollte die Zusammenfassung nicht im Posteingang sein, bitte auch im Junk-Ordner nachschauen, da diese E-mails regelmäßig von Webhoster DomainFactory als Spam (Punkt 2) gekennzeichnet werden.

Die Zusammenfassung wird für jedes Postfach (Punkt 3) separat erstellt und ausschließlich persönlich in das selbe zugestellt. Eine Anmeldung zur Bearbeitung ist nicht notwendig, da alle Links mit automatischer Anmeldung versehen sind. Die Quarantäne-E-mails werden direkt in einer Liste angezeigt. Wenn man auch die Vortage sehen will, so kann man auf die persönliche Qurantäne auf dem Webserver (Punkt 4) zurgreifen.

Wenn man den Inhalt der E-mail sehen will, so kann man einfach in die Zeilt (Punkt 5) mit der Maus klicken und sieht dann eine vereinfachte Ansicht der E-mail.

Ist die E-mail falscherweise in der Qurantäne gelandet, so kann man sie einfach per Klick auf den Pfeil (Punkt 6) freigeben.

Achtung: Die E-mail wird sofort freigegeben und das kann nicht mehr geändert werden.

Freigaben und Newsletter

Gibt man eine E-mail aus der Qurantäne frei, so öffnet sich eine Webseite. An der Überschrift „Meldung freigegeben“ (Punkt 1) erkennt man, dass die Freigabe erfolgreich war.

Wenn die E-mail als Newsletter erkannt wurde, kann zusätzlich der Absender für zukünftige E-mails entsprechend freigegeben werden, in dem man ihn auf die „Liste der Newsletter“ nimmt.

Filterung von Anhängen

Zur Erhöhung der IT-Sicherheit lässt der Filter potentiell gefährliche Anhänge nicht mehr zu. Dies betrifft insbesondere ausführbare Dateien:

*.bat *.cmd *.com *.exe

*.hta *.job *.lnk *.mhtml

*.reg *.scr *.sct *.xlsb

Office-Dokumente als Anhang

Normale Office-Dateien wie Word *.doc(x), Excel *.xls(x), u.s.w. können natürlich empfangen werden.

ACHTUNG: Der Empfang von Makros (*.docm, *.xlsm, etc.) ist aber unterbunden, da dies i.d.R. nicht sinnvoll ist.